La fatturazione elettronica come può essere un’opportunità per l’azienda?

Con l’avvicinarsi della data del 01 gennaio 2019 e l’introduzione dell’obbligo della fatturazione elettronica le aziende dovrebbero ottimizzare i processi aziendali interni sfruttando questo momento come un’opportunità.
Se si osserva la fatturazione elettronica quale risultato finale di un processo che coinvolge tra loro vari i uffici interni ad una organizzazione, si possono analizzare le operazioni quotidiane che interconnettono i singoli uffici dell’azienda e ipotizzare miglioramenti da introdurre attraverso la dematerializzazione di alcune azioni con l’aiuto della tecnologia.
Per rendere l’analisi interna dei processi aziendali efficace è necessario costituire un gruppo di lavoro composto da componenti delle diverse aree aziendali che approfondisca la mappatura dei processi dell’intero ciclo produttivo fino ad ora utilizzati (dall’area commerciale, alla consegna del bene fino al saldo della fattura emessa).
Una volta chiariti i processi aziendali attuali si vede necessario immaginare una nuova architettura tecnologica e organizzativa individuando quali elementi è possibile rendere automatici attraverso l’ausilio di software. L’utilizzo di software permette all’azienda di allinearsi agli obblighi normativi relativi alla fatturazione elettronica senza appesantire e complicare le attività svolte dalle aree aziendali. La fatturazione elettronica deve essere scomposta sia dal punto di vista del ciclo passivo sia da quello attivo.
Per il ciclo passivo è meglio comunicare subito ai propri fornitori l’indirizzo telematico utilizzato per la ricezione delle fatture elettroniche e utilizzare il servizio gratuito di registrazione messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate. La registrazione permette di indicare il codice Sdi o la Pec da cui si vuole ricevere le fatture passive. In questo modo, indipendentemente dall’indirizzo inserito in fattura dal fornitore la registrazione permetterà di ricevere il documento esclusivamente nell’indirizzo prescelto.
Per il ciclo attivo fondamentale è la fase di aggiornamento delle anagrafiche necessarie alla fatturazione elettronica (con il caricamento degli indirizzi pec e codice identificativo Sdi del destinatario). Tale aggiornamento conviene calendarizzarlo predisponendo apposite comunicazioni ai clienti e richiedendo l’indirizzo telematico da utilizzare per l’inoltro delle fatture. Nel caso in cui non ci fosse risposta da parte del cliente vi è comunque la possibilità di emettere la fattura elettronica indicando il codice convenzionale a sette zeri e il codice fiscale del cliente così che il documento possa essere consegnato da Sdi nell’area riservata del sito “fatture & corrispettivi” e permettere al cliente di disporre comunque della fattura.