Privacy: trattamento dei dati personali nei rapporti di lavoro

Il Garante per la protezione dei dati personali, con provvedimento n. 497 del 13.12.2018 ha individuato le prescrizioni sul trattamento dei dati particolari (vecchi “dati sensibili”) nei rapporti di lavoro, che risultano compatibili con il GDPR. In particolare, si tratta dei dati personali che rivelano l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, l’appartenenza sindacale, i dati genetici, i dati biometrici diretti a verificare in modo univoco una persona fisica e i dati relativi alla salute, alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona.

Le suddette prescrizioni sono dirette a tutti i datori di lavoro, le agenzie per il lavoro e intermediari, organismi paritetici e osservatori; sono altresì considerati il rappresentante dei lavoratori per la sicurezza, i consulenti del lavoro, le associazioni sindacali di datori e lavoratori ed il medico competente.

I soggetti cui i dati si riferiscono saranno, invece, i candidati all’assunzione, i lavoratori subordinati in servizio, consulenti e liberi professionisti, agenti, rappresentanti e mandatari; lavoratori autonomi, persone fisiche che ricoprono cariche sociali o di altro tipo nelle persone giuridiche, negli enti, nelle associazioni o negli organismi. Si segnala che sono anche “interessati” i terzi danneggiati nell’esercizio dell’attività lavorativa o professionale (ovvero i familiari e conviventi dei lavoratori e/o collaboratori).

Il provvedimento del Garante prevede che i dati particolari possono essere trattati per:

• l’esecuzione di obblighi di legge o di contratto per la disciplina dei rapporti di lavoro (e che andranno indicati negli appositi atti di informazione);
• svolgimento di attività per la tenuta della contabilità, corresponsione stipendi, assegni, premi ecc…;
• finalità di salvaguardia della vita o incolumità fisica del lavoratore o di un terzo;
• svolgimento di attività di difesa dei diritti in sede giudiziale, amministrativa, conciliazioni ecc…;
• gestione degli istituti di garanzia delle pari opportunità nel lavoro;
• finalità di ordine sindacale;
• finalità legate alla gestione dei contratti di assicurazione.

Prima dell’assunzione, i dati particolari del lavoratore possono essere trattati solo per scopi determinati e legittimi, necessari per l’instaurazione del rapporto di lavoro: vanno infatti raccolte le informazioni limitate a quanto necessario per l’instaurazione del rapporto. Se nei curricula trasmessi sono presenti informazioni eccedenti, queste non vanno utilizzate da parte di chi si occupa della selezione. I dati genetici, invece, non possono essere trattati al fine di stabilire l’idoneità professionale di un candidato all’impiego, nemmeno con il suo consenso.

Nel corso del rapporto di lavoro:

• convinzioni religiose o filosofiche o adesioni ad associazioni o organizzazioni a carattere religioso/filosofico: trattate solo per la fruizione di permessi in occasione di festività religiose o per l’erogazione del servizio mensa o, nei casi previsti dalla legge, per l’esercizio dell’obiezione di coscienza;
• opinioni politiche, appartenenza sindacale, funzioni pubbliche e/o incarichi politici e/o sindacali: trattate solo per la fruizione di permessi o periodi di aspettativa o per consentire l’esercizio di diritti sindacali;
• in caso di partecipazione del dipendente ad operazioni elettorali in qualità di rappresentanti di lista non vanno trattati dati che rivelino le opinioni politiche (sarà sufficiente la certificazione del presidente di seggio).

Per quanto attiene alle modalità del trattamento, va osservato che ogni comunicazione cartacea al lavoratore andrà trasmessa in plico chiuso; lo scambio di dati tra uffici avverrà con riferimento alle sole informazioni strettamente necessarie; non devono circolare notizie relative ad eventuali cause di assenza dal lavoro dalle quali possano essere dedotti dati particolari.